Wer ein Bau- oder Sanierungsziel verfolgt, muss früh die richtigen Weichen stellen: Architekturbüro finden, Architekt beauftragen und das Bauprojekt steuern. Diese Einführung zeigt, welche Kriterien zählen, wie Leistungsphasen nach HOAI strukturiert sind und welche Schritte zu Kostensicherheit beitragen. Im Fokus stehen Auswahlkriterien, ein tragfähiger Architektenvertrag und ein transparentes Honorar. Dazu gehören Modelle nach HOAI, Pauschale oder Zeithonorar. Ebenso wichtig: klare Rollen, belastbare Termine und Nachweise für Qualität, Energie und Nachhaltigkeit.
Das Format führt von der Recherche über das Erstgespräch bis zur Vergabe nach VgV, wenn öffentliche Regeln greifen. Es erklärt, wie Angebote vergleichbar werden, wie Risiken sinken und wie Entscheidungen dokumentiert werden. Ziel ist eine sichere Grundlage, bevor Leistungen starten.
Relevante Punkte sind die Leistungsphasen, Haftung und Urheberthemen, aber auch Schnittstellen zu Bauunternehmen. So entsteht Struktur für Planen, Ausschreiben, Bauen und die Abnahme. Wer so vorgeht, kann das Bauprojekt steuern, Meilensteine prüfen und Kostensicherheit wahren.
Warum die Wahl der richtigen Architekt:innen den Projekterfolg prägt
Die passende Architekturpartnerschaft steuert Entwurf, Genehmigungsfähigkeit und Baukosten nach DIN 276. Wer Erfahrung mit dem konkreten Gebäudetyp hat – vom Einfamilienhaus über Wohnungsbau und Büro bis zur Bestandssanierung, zum Denkmalschutz oder Holzbau – reduziert Reibung in Verfahren und Ausführung. Verlässliche Qualitätssteuerung sorgt dafür, dass Details stimmen und Schnittstellen sauber bleiben.
Teams mit ISO‑9001‑basiertem Qualitätsmanagement oder einem praxiserprobten QA‑Handbuch arbeiten reproduzierbar. Eine transparente BIM-Kollaboration nach DIN EN ISO 19650 mit klarem BAP gestaltet Planung, Prüfroutinen und Freigaben nachvollziehbar. So lassen sich Mengen, Kostenkennwerte nach BKI und Termine früh absichern.
Ein gutes Terminmanagement hält Puffer fest und macht Abhängigkeiten sichtbar. Wer Änderungswünsche strukturiert aufnimmt, reduziert Nachträge. Eine offene Projektkultur mit klarer Erreichbarkeit, kurzen Feedbackschleifen und dokumentierten Entscheidungen stärkt das Miteinander und senkt Konfliktpotenziale.
Früh geklärte Zuständigkeiten für SiGeKo nach RAB 30, Brandschutzplanung, TGA‑Koordination und Bauphysik vermeiden Lücken. Eine konsequente Risikoanalyse bewertet Genehmigungsrisiken, Schnittstellen und Lieferketten. Damit bleiben Baukosten, Qualität und Termine planbar, auch wenn Rahmenbedingungen schwanken.
Architekt:innen auswählen: Fragen, Verträge und Honorarmodelle
Bei der Shortlist zählen klare Auswahlkriterien Architekt: Referenzprojekte mit ähnlicher Größe, ein eingespieltes Team und echte Verfügbarkeit. Wichtig sind digitale Tools wie BIM in Revit oder Allplan, saubere Modellkoordination und nachvollziehbare Datenräume. Nachhaltigkeitsnachweise wie DGNB-Consultant oder QNG-Planer schaffen Vertrauen, ebenso Erfahrungen mit KfW-Effizienzhaus und ESG-Anforderungen.
Vertragsseitig hilft ein strukturierter Rahmen: das Leistungsbild der HOAI Objektplanung Gebäude für die Lph 1–9 plus Besondere Leistungen. Dazu zählen SiGeKo, Bestandsaufnahme, Visualisierung und Bauüberwachung mit klaren Berichtspflichten. Für Transparenz sorgen ein Grobterminplan mit Meilensteinen und eine Schnittstellenliste für Architektur, Statik, TGA, Brandschutz, Vermesser und Geotechnik.
Bei den Honoraren gilt: eine schriftliche Vereinbarung vor Leistungsbeginn, orientiert an der HOAI 2021 Honorartafel. Möglich sind ein Pauschalhonorar mit genauer Leistungs- und Mengenabgrenzung oder ein Zeithonorar mit Stundensätzen, Kostendeckel und definierten Freigabeprozessen. Ergänzend klärt eine faire Vergütung Architekt die Anpassung bei Planungsänderungen, Risiken und Zusatzleistungen.
Als Vertragsbasis kommen erprobte Vorlagen in Frage, etwa ein BGB-Werkvertrag in Verbindung mit einem Vertragsmuster AHO für die Objektplanung. Wichtig sind Regelungen zu Urheberrecht und Nutzungsrechten an Plänen, auch für spätere Umbauten. Unverzichtbar ist die Berufshaftpflicht mit Deckungssummen von etwa 3–5 Mio. Euro für Personen- und Sachschäden und 250–500 Tsd. Euro für Vermögensschäden; projektspezifische Erhöhungen lassen sich vereinbaren.
Projektdefinition klären: Umfang, Qualitäten und Termine
Bevor die Auswahl startet, liegt idealerweise ein Projekthandbuch vor. Es skizziert Zielbild, Standort und ein präzises Raumprogramm mit Flächen, Nutzungen und Wegen. Funktionale Anforderungen wie Barrierefreiheit nach DIN 18040 und Schallschutz gemäß DIN 4109 werden klar benannt. Für die Energieziele gelten GEG 2023, Effizienzhaus-Standard, Photovoltaik und Wärmepumpe als Leitplanken.
Der Kostenrahmen wird nach DIN 276 in den Kostengruppen 100–700 mit realistischen Toleranzen definiert. Zur Plausibilisierung dienen BKI Kennwerte, die mit örtlichen Marktdaten abgeglichen werden. Ein Qualitätenkatalog fixiert Fassadenmaterial, Ausbaulevel und Haustechnik-Standard, damit Angebote vergleichbar bleiben.
Ein Terminplan gibt den Rahmen vor: Grobtermine für Genehmigung, Vergabe, Baubeginn und Fertigstellung. Ergänzend wird die Genehmigungsstrategie festgelegt, etwa ob eine Bauvoranfrage sinnvoll ist. So werden Risiken früh sichtbar und Puffer transparent.
Als Anhänge dienen Grundstücksunterlagen, Vermessung, Bodengutachten nach DIN 4020, Begehungsprotokolle, Bestandspläne, Fotos sowie Hinweise zu Altlasten. Stellplatznachweise nach Bauordnung gehören ebenfalls dazu. Je vollständiger die Basis, desto schlanker wird die Planung und desto belastbarer sind die Angebote.
Recherche und Shortlist: Wo du passende Architekturbüros findest
Der Einstieg gelingt über die Architektenkammer der Länder. Ihre Mitgliederverzeichnisse filtern nach Standort, Leistungsbild und Fachgebieten. Für aktuelle Projekte und Teamprofile eignen sich Competitionline und Baunetz. Wer kuratierte Qualität sucht, prüft das Deutsches Architektur Jahrbuch des DAM sowie Preisträger von BDA-Preisen und dem Deutschen Architekturpreis. Für Nachhaltigkeit hilft der Blick in Verzeichnisse von DGNB-Mitglieder.
Wichtig ist die Passung: ähnliche Größe und Komplexität, belastbare Kosten- und Termintreue, die Planungsmethode wie BIM, sowie eine gesicherte Personaldecke mit verfügbarer Projektleitung. Referenzbesuche vor Ort liefern harte Fakten zu Mängelquote, Betriebskosten und Wartungszugänglichkeit; Gespräche mit Nutzerinnen und Nutzern schärfen den Eindruck.
Ergänzend lohnen Empfehlungen von Bauunternehmen, Fachplanern und lokalen Bauherrenvereinen. Auch Ergebnisse aus Wettbewerbe zeigen, wie ein Büro konzeptionell denkt und Details löst. Projekte in Betrieb, die in Competitionline oder im Deutsches Architektur Jahrbuch dokumentiert sind, geben Hinweise zur Qualität über den Lebenszyklus.
Für die Shortlist genügen drei bis fünf Büros. Zu jedem Büro entsteht ein kompakter Steckbrief: Kernkompetenzen, Schlüsselreferenzen, Team und Kapazitäten, Stundensätze, Haftpflichtdeckung und relevante Auszeichnungen. Die Notizen aus Referenzbesuche ergänzen das Bild und machen Unterschiede transparent.
Erstgespräch vorbereiten: Die richtigen Fragen stellen
Im Bietergespräch klärt das Team zuerst den Projektfit: Wer führt als Projektleiter:in, wer vertritt im Alltag, und wie sieht die Ressourcenplanung im geplanten Zeitraum aus? Erwartet werden drei Referenzen, die Kosten, Termine und Qualität nachweislich getroffen haben. Gefragt wird nach der Methode der Kostenplanung: BKI, belastbare Vergleichswerte oder Marktabfragen, jeweils mit Kostenberechnung nach DIN 276.
Digitaler Prozess: Nutzt das Büro BIM und liegt ein BIM-Abwicklungsplan vor? Welche Software ist im Einsatz – Autodesk Revit, Graphisoft Archicad, Solibri, Desite, ORCA AVA? Zur Qualitätssicherung werden Standards, interne Checks und Freigaben abgefragt, inklusive Vorlage von Qualitätschecklisten und einem Projekthandbuch.
Vergabe und Bauausführung: Wie erfolgt die Ausschreibung VOB-konform, mit sinnvoller Losbildung und E-Vergabe? Wie organisiert das Büro die Bauüberwachung – Präsenz auf der Baustelle, Protokollstandard, Mängelmanagement per PlanRadar oder Capmo? Erwartet wird ein klarer Ablauf für Protokolle, Terminplan und Nachverfolgung.
Nachhaltigkeit und Änderungen: Welche Ziele können abgedeckt werden – DGNB oder QNG, GEG-Nachweis, PHPP für Passivhaus? Wie läuft der Change-Request, inklusive Freigabegrenzen und Dokumentation über Kosten, Termine und Risiken? Um Substanz zu prüfen, werden Muster erbeten: Projekthandbuch, Terminplan, Protokoll, Qualitätschecklisten sowie eine aktuelle DIN-276-Kostenberechnung.
Referenzen bewerten: Qualität, Komplexität und Nutzungsdauer
Sie prüfen Referenzen zuerst auf Vergleichbarkeit: gleiche Bauaufgabe, ähnliche Größe und ein klarer Bestandsanteil. Wichtig ist die Genehmigungslage, etwa ob ein Sonderbau nach Musterbauordnung vorlag. Ein Abgleich von Kostenprognose und Schlussrechnung zeigt die Treffsicherheit, ergänzt um BKI-Kennwerte für belastbare Benchmarks.
Parallel wird der Terminplan der Büros mit der tatsächlichen Fertigstellung verglichen. Eine niedrige Mängelquote in der Abnahmephase spricht für sauberes Detailmanagement. Zur technischen Tiefe gehört eine Due Diligence der Detailqualität: Langlebigkeit, Wartungsfreundlichkeit und die Stabilität der Planung in Ausschreibung und Bau, sichtbar in der Nachtragsquote.
Für die Nutzungsdauer zählen harte Daten. Energieverbräuche aus Monitoring und die Lebenszykluskosten bilden die Basis. Nutzerfeedback aus einer Post-Occupancy Evaluation ergänzt die Kennzahlen. Wo verfügbar, wird die CO2-Bilanz nach DIN EN 15978 herangezogen, um baustoffliche Effekte einzuordnen.
Sie fordern Kontakt zu Bauherrinnen und Bauherren realisierter Projekte an und verifizieren Aussagen durch protokollierte Gespräche. Alle Ergebnisse fließen in eine Bewertungsmatrix mit gewichteten Kriterien ein, die Qualität, Komplexität und Nutzungserfolg transparent abbildet und fundierte Entscheidungen ermöglicht.
Leistungsphasen verstehen: Von der Idee bis zur Übergabe
Wer den Projektablauf sicher steuern will, sollte die HOAI Leistungsphasen 1–9 kennen. In der Grundlagenermittlung werden Ziele, Budgetrahmen, Standort und rechtliche Randbedingungen präzise gesammelt. Darauf folgt die Vorplanung mit einer ersten Struktur des Projekts und einer belastbaren Kostenschätzung, die den Zeitplan stützt.
Die Entwurfsplanung vertieft das Konzept, klärt Systeme und Räume und führt zu einer Kostenberechnung. In der Genehmigungsplanung entstehen die Unterlagen für den Bauantrag, inklusive Nachweise nach Bauordnung und EnEV/GEG. Danach präzisiert die Ausführungsplanung alle Details, Schnitte, Knoten und Listen, sodass Firmen eindeutig bauen können.
Die Vorbereitung der Vergabe erstellt Leistungsverzeichnisse und Mengen, damit Angebote vergleichbar sind. In der Mitwirkung bei der Vergabe werden Angebote geprüft, Preisspiegel erstellt und Vergabeverhandlungen dokumentiert. Während der Objektüberwachung führt die Bauleitung Qualitäts- und Terminkontrollen durch, prüft Rechnungen und dokumentiert Mängel.
Die Objektbetreuung sichert nach der Übergabe Funktionsfähigkeit, organisiert Wartungsunterlagen und begleitet Gewährleistungsfristen. Frühzeitig sollten Besondere Leistungen vereinbart werden, etwa Bestandsaufnahme, 3D-Bestandsmodell, Brandschutzkonzept, SiGeKo, Kostensimulation, Visualisierungen oder Fördermittelanträge. So bleibt der Leistungsumfang klar, die Schnittstellen sauber und der Weg von der Idee bis zur Übergabe transparent.
Honorarmodelle im Überblick: HOAI, Pauschale und Zeithonorar
Wer nach HOAI 2021 vergütet, orientiert sich an Honorarzone, anrechenbare Kosten nach DIN 276 und den Anteilen der Leistungsphasen. Seit dem EuGH-Urteil 2019 sind Mindest- und Höchstsätze nicht zwingend. Darum zählen klare, schriftliche Vereinbarungen zu Umfang, Qualitäten und Terminen.
- Ein Pauschalhonorar passt, wenn Leistungen und Mengen sauber definiert sind. Wichtig sind Abgrenzungen, Annahmen und der Umgang mit Änderungen. Eine Indexierung schützt vor Preisverschiebungen. Nebenkosten wie Druck und Reisen, dazu Umsatzsteuer, gehören transparent geregelt.
- Das Zeithonorar bietet sich bei unklaren Aufgaben oder Zusatzleistungen an. Der Stundenlohn Architekt sollte je Qualifikation differenziert sein, mit Nachweis- und Freigabeprozessen sowie einer Obergrenze als Cost Cap. Ein Zahlungsplan nach Meilensteinen schafft Planbarkeit im Projektablauf.
- Mischmodelle sind gängig: etwa Lph 1–4 als Pauschalhonorar und Lph 5–8 HOAI 2021-orientiert über Honorarzone und anrechenbare Kosten. Sicherheitsleistungen sollten nur in angemessenem Umfang vereinbart werden, um Liquidität und Leistungserbringung im Gleichgewicht zu halten.
Vertragssicherheit schaffen: Inhalte, Anlagen und Haftung
Ein belastbarer Architektenvertrag BGB legt die Leistungen je Leistungsphase fest, inklusive Besonderer Leistungen und klarer Schnittstellen zu Fachplanern. Er nennt Termine, Mitwirkungspflichten des Bauherrn, Vergütung mit Honorargrundlagen, Nebenkosten und Zahlungsplan. Qualitäts- und Kommunikationsregeln, ein strukturiertes Änderungs- und Nachtragsverfahren sowie Dokumentationspflichten sichern den Ablauf.
Für die Bauausführung wird häufig auf VOB/B Bezug genommen, etwa für Mängelmanagement und Prüfprozesse. Verjährungsfristen und eine Haftungsbegrenzung im gesetzlich zulässigen Rahmen gehören transparent geregelt. Ebenso wichtig sind Nachunternehmerklauseln, Datenschutz und Vertraulichkeit in allen Projektphasen.
Urheberrecht und Nutzungsrechte müssen präzise beschrieben sein: Rechteumfang für Ausführung und Betrieb, erforderliche Bearbeitungsrechte und die Übergabe der Planungsunterlagen in nutzbaren Formaten. Das AHO-Muster kann als Strukturhilfe dienen, ersetzt aber keine individuelle Vereinbarung und keine Projektbesonderheiten.
Als Anlagen bieten sich an: Projekthandbuch, Raum- und Funktionsprogramm, Kostenziele nach DIN 276, sowie BIM-Protokolle wie BAP und AIA. Versicherungsnachweise sind beizufügen, die Schriftform muss vor Leistungsbeginn gesichert sein. So bleibt der Leistungsumfang jederzeit nachvollziehbar.
Die Haftpflichtversicherung ist mit ausreichenden Deckungssummen zu prüfen, auch für Planungs- und Überwachungsfehler. Der Vertrag regelt Kündigung und Folgen: Teilabnahmen, Vergütung bis zur Kündigung und die Herausgabe sämtlicher Unterlagen. Individuelle Klauseln statt pauschaler AGB erhöhen die Rechtssicherheit und sorgen für verlässliche Zusammenarbeit.
Kostensteuerung und Controlling: Tools und Meilensteine
Ein belastbarer Start entsteht mit der Kostenschätzung in Lph 2 und der Kostenberechnung in Lph 3 nach DIN 276 Kostenkontrolle. Sie wird mit Benchmarks aus BKI gespiegelt und durch Marktanfragen validiert. Risiko-Reserven werden früh definiert und separat geführt, damit Vergleiche klar bleiben.
Für Mengen, LV-Erstellung und Vergabe nutzt das Team AVA-Software wie ORCA AVA, California oder iTWO. Diese Werkzeuge liefern einen transparenten Preisspiegel, der Angebote vergleichbar macht und Ausreißer sichtbar zeigt. Die Daten fließen ohne Medienbruch in die weitere Auswertung.
Im laufenden Projekt sichern Lph 5–8 die DIN 276 Kostenkontrolle über Soll-Ist-Abgleiche je Kostengruppe. Ein Änderungsregister mit klaren Schwellenwerten steuert das Änderungsmanagement: Jede Abweichung erhält Status, Kostenwirkung und Terminwirkung. Beauftragt wird erst nach Freigabe.
Der Meilensteinplan strukturiert das Controlling: Abschluss Lph 2 mit Zielabgleich, Abschluss Lph 3 mit Entwurfsfreigabe, vor Ausschreibung der Soll-Ist-Check, zur Vergabe der Vergabevorschlag mit Preisspiegel, im Bau monatliche Berichte zu Kosten, Terminen und Nachtragsübersicht, vor Abnahme die Restkostenprognose.
Transparente Reporting-Formate halten alle Zahlen konsistent. BKI dient als Referenzrahmen, während die AVA-Software Nachträge prüfbar macht und das Änderungsmanagement dokumentiert. So bleibt der Meilensteinplan belastbar, und die DIN 276 Kostenkontrolle behält den roten Faden.
Nachhaltigkeit und Energie: Kompetenzen und Nachweise
Sie prüfen, ob das Planungsteam die Anforderungen aus dem GEG 2023 sicher beherrscht. Gefragt sind nachweislich gelistete Energieberater:innen für Wohn- oder Nichtwohngebäude auf der Bafa-Liste. Für Zertifizierungen sollte ein DGNB-Consultant oder Auditor eingebunden sein, der QNG-Anforderungen routiniert umsetzt und die BEG-Förderung sicher navigiert.
Bei ambitionierten Zielen zählt Know-how zu PHPP und Passivhaus-Details. Dazu gehören Luftdichtheitstest, gute Dämmung, kontrollierte Lüftung mit Wärmerückgewinnung, Photovoltaik und eine effiziente Wärmepumpe. Früh wird geprüft, welche KfW-Programme passen und welche Nachweise das Förderinstitut fordert.
Sie vereinbaren, wer LCA nach DIN EN 15978 erstellt und wer LCC für die Lebenszykluskosten bilanziert. Ziele werden konkret: Primärenergie, CO2-Budgets, zirkuläre Materialien, Holzbau und ein belastbares Rückbaukonzept. So entstehen klare Leitplanken, die mit ESG-Kriterien vereinbar sind.
Parallel wird die Förderstrategie festgehalten: BEG EM oder NWG sowie Neubauvarianten werden auf Aktualität geprüft. Das Team dokumentiert Materialpässe, bereitet QNG-Nachweise vor und legt ein Monitoringkonzept für den Betrieb an. Damit bleibt die Performance messbar und die Qualität transparent.
Kommunikation und Zusammenarbeit: Prozesse festlegen
Eine klare Projektorganisation sichert Tempo und Qualität. Zu Beginn wird ein Kommunikationshandbuch vereinbart: Wer spricht wann mit wem, über welche Kanäle, und mit welcher Reaktionszeit. Erreichbarkeit in Kernzeiten verhindert Leerlauf, während definierte Mitwirkungspflichten des Bauherrn Stillstände vermeiden.
Der Meetingrhythmus umfasst Jour Fixe, Planungsrunden und Baustellentermine mit festen Zielen je Phase. Das Protokollwesen hält Beschlüsse, Verantwortliche und Fristen fest und nutzt eindeutige To-do-Listen. Entscheidungen werden dokumentiert, damit der Projektpfad jederzeit nachvollziehbar bleibt.
Für Daten und Modelle wird ein CDE eingesetzt, etwa Autodesk BIM 360, Dalux oder thinkproject. Zugriffsrechte, Datenräume für Vergabe- und Vertragsunterlagen sowie Archivregeln sind verbindlich. Die BIM-Kollaboration folgt Standards für Modellstruktur, Prüfregeln und Austauschformate, damit Informationen verlässlich sind.
Planmanagement regelt Planköpfe, Versionsstände und Freigabestufen. Reviews laufen nach dem Vier-Augen-Prinzip in der Ausführungsplanung. Checklisten sichern Qualität, und definierte Prüfzyklen verhindern Fehlstände vor der Vergabe.
Ein eindeutiger Eskalationspfad steuert Konflikte: zuerst Klärung im Team, dann Entscheidung durch Projektleitung, zuletzt durch die Auftraggeberseite. Entscheidungswege und Fristen sind transparent, sodass Risiken früh sichtbar werden und Gegenmaßnahmen rechtzeitig greifen.
Genehmigungen und Recht: Zuständigkeiten klären
Zu Beginn legt das Team die Genehmigungsstrategie fest. Eine Bauvoranfrage klärt planungsrechtliche Punkte wie Bebauungsplan, Abstandsflächen, Stellplätze sowie GRZ und GFZ. So lassen sich Risiken früh erkennen und Zeitfenster bestimmen. Die Schritte orientieren sich dabei an der einschlägigen Landesbauordnung.
Für den Bauantrag werden vollständige Unterlagen gebündelt: aktuelle Zeichnungen, Baubeschreibung, Statik mit möglicher Prüfstatik je nach Bundesland, Wärmeschutz- und Schallschutznachweis sowie ein tragfähiges Brandschutzkonzept. Die Entwurfsverfasserin oder der Entwurfsverfasser muss als Kammermitglied zeichnungsberechtigt sein.
Fachplanerinnen und Fachplaner übernehmen klar abgegrenzte Rollen: Tragwerksplanung, TGA-Planung und die Erstellung des Brandschutzkonzepts. Bei Sonderbauten wie Versammlungsstätten, Schulen oder Krankenhäusern gelten zusätzliche Anforderungen aus Musterbauordnung und speziellen Verordnungen. Das Team stimmt Nachweise und Detailtiefe frühzeitig mit der Behörde ab.
Termine mit Prüfinstanzen werden verbindlich koordiniert, Puffer für Rückfragen und Ergänzungen sind im Ablauf eingeplant. Die Kommunikation mit Bauaufsicht, Prüfingenieurinnen und Prüfingenieuren sowie Brandschutzsachverständigen wird lückenlos dokumentiert. Alle Bescheide, Protokolle und Nachforderungen werden zentral abgelegt, damit Fristen und Zuständigkeiten jederzeit nachvollziehbar bleiben.
Vergabe und Bauunternehmen: Schnittstellen managen
Zu Beginn steht die Vergabestrategie. Je nach Projekt passt Einzelvergabe nach Gewerken für mehr Steuerungstiefe oder GU/GÜ für gebündelte Verantwortung; Mischformen bleiben möglich. Eine saubere Losbildung sorgt dafür, dass Schnittstellen transparent bleiben und Angebote vergleichbar sind.
Die Leistungsbeschreibung muss klar sein. Mengen folgen VOB-konformen Regeln, Positionen sind eindeutig und prüfbar. Bei öffentlichen oder geförderten Vorhaben gilt VOB/A sowie bei Bedarf VgV und UVgO. Digitale Prozesse mit E-Vergabe verkürzen Fristen, sichern Nachvollziehbarkeit und erleichtern die Dokumentation.
In der Durchführung zählen Struktur und Tempo. Angebotsabfrage und die Beantwortung von Bieterfragen laufen termingebunden. Ein belastbarer Preisspiegel stellt Preis und Qualitäten gegenüber; daraus entsteht eine nachvollziehbare Wertung und ein Vergabevorschlag, der Budget, Termin und Risiko abwägt.
Für das Schnittstellenmanagement werden TGA, Architektur und Statik koordiniert. BIM-Koordination mit Clash Detection reduziert Konflikte vor Baubeginn. Regelmäßige Baubesprechungen, eine klare Baustelleneinrichtung und ein Blick auf Lieferkettenrisiken halten den Ablauf stabil.
Im Vertragsmanagement mit Bauunternehmen sichern Bauzeitplan, Vertragsstrafen und geeignete Sicherheiten die Ziele. Ein definiertes Nachtragsverfahren regelt Änderungen ohne Streit. Laufende Dokumentationspflichten zu Qualität, Terminen und Kosten ermöglichen eine transparente Steuerung über die gesamte Bauphase.
Risiken minimieren: Änderungsmanagement und Nachträge
Ein strukturiertes Änderungsmanagement setzt klare Schritte. Jeder Change-Request enthält Beschreibung, Ursache, Kosten und Termine. Planung und Controlling prüfen, danach erfolgt die Freigabe über definierte Schwellen. Mündliche Weisungen entfallen, es gelten nur schriftliche Anordnungen mit Datum und Bezug auf Vertragsteile.
Die Nachtragsprüfung umfasst Mengenänderungen, Leistungsänderungen und Stundenzettel. Grundlage bildet die Preisfortschreibung nach Vertrag, inklusive Index, Zuschlägen und Nachweisen. Zahlungspläne werden angepasst, sobald der Umfang rechtssicher geklärt ist. So bleiben Budget und Bauablauf nachvollziehbar.
Ein Risikoregister ordnet Kosten, Termin und Qualität. Die Risikoanalyse bewertet Eintrittswahrscheinlichkeit und Wirkung, hinterlegt Gegenmaßnahmen und Verantwortliche. Regelmäßige Reviews binden Bauleitung, Fachplanung und Controlling ein. Frühwarnindikatoren helfen, Puffer gezielt zu steuern.
Saubere Aktenführung reduziert Konflikte. Entscheidungen, Skizzen, Protokolle und Freigaben werden lückenlos dokumentiert. Im Streitfall greift ein abgestimmtes Claim-Management mit Fristen und Nachweisketten. Für strittige Fälle sind Schlichtung oder Adjudikation vereinbart, inklusive klarer Eskalationspfade.
Transparente Kommunikation hält alle Parteien auf Kurs. Prüfroutinen sichern Qualität, während klare Schwellen schnelle Entscheidungen erlauben. So bleiben Change-Request, Nachtragsprüfung, Risikoanalyse, Claim-Management und Preisfortschreibung konsistent verzahnt.
Abnahme, Dokumentation und Inbetriebnahme
Wer die Abnahme früh plant, spart Zeit und Streit. Vor Ort wird die Abnahmefähigkeit festgestellt, Prüf- und Messprotokolle werden gesichtet und Funktionsprüfungen der TGA begleitet. Bei komplexen Bauabläufen hilft eine Teilabnahme, um technische Anlagen schrittweise freizugeben und Risiken zu senken.
Das formale Abnahmeprotokoll hält Restleistungen, Fristen zur Mängelbeseitigung und Sicherheitsunterweisungen fest. Ein klares Mängelmanagement ordnet Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Nachverfolgung. Damit beginnt die Gewährleistung, die mit einem kalendarisch gepflegten Fristenplan transparent bleibt.
Für die Bestanddokumentation zählen Vollständigkeit und Struktur. Revisionsunterlagen umfassen Pläne, Schemata, Bedienungsanleitungen, Wartungspläne, Prüfberichte und Materialdokumentation sowie Nachweise zu GEG, Brandschutz und Schallschutz. Bevorzugt erfolgt die digitale Übergabe in einem CDE, ideal mit BIM-Modellen und gepflegten Attributen.
Zur Inbetriebnahme gehören Einweisungen für Nutzerinnen und Nutzer, inklusive Betriebsszenarien, Alarmketten und Wartungsfenstern. Ein tragfähiges Betreiberkonzept bündelt Routinen, Zuständigkeiten und Energieziele. Ergänzend unterstützt ein verständlicher Betreiberleitfaden den Alltag und erleichtert die Koordination mit Dienstleistern.
In der Objektbetreuung nach HOAI Leistungsphase 9 sichern regelmäßige Begehungen, Mängelverfolgung und Feinjustierungen den stabilen Betrieb. Monitoring-Daten fließen in Optimierungen ein, etwa bei Lüftung, Hydraulikabgleich oder Regelstrategien. So bleibt die Abnahme kein Punkt, sondern ein sauber gemanagter Übergang in den Betrieb.
Checkliste für deine Auswahl: Von der Anfrage bis zur Beauftragung
Am Anfang steht Klarheit: Projektziele, Raumprogramm sowie Kosten- und Terminrahmen werden präzise definiert. Danach folgen Unterlagen wie Lageplan, Gutachten und Bestandsdaten in einem Paket. Die Recherche läuft über Architektenkammern, Fachportale und Preise. Aus den Treffern entsteht eine schlanke Shortlist mit drei bis fünf Büros, die zum Projekt passen und Kapazität haben.
Im nächsten Schritt geht ein Anfragepaket raus: Leistungsbild, Terminziele und erwartete Nachweise sind klar benannt. Es folgen Erstgespräche, Referenzen und Vor-Ort-Besichtigungen. Dabei zählen belegbare Ergebnisse, etwa Energiekennwerte, Bauzeiten und Kostenabweichungen. Dieser Teil des Auswahlprozess umfasst auch Due Diligence: Versicherungsdeckung, Kammermitgliedschaft und Teamverfügbarkeit werden geprüft.
Für die Angebotsbewertung werden Leistungen, Honorarmodell nach HOAI oder Pauschale, Nebenkosten, Teamstruktur und Verfügbarkeit vergleichbar gemacht. Eine Bewertungsmatrix mit Scoring dokumentiert die Entscheidung transparent. So lassen sich Stärken und Risiken gewichten und Alternativen sauber abwägen.
Zum Schluss steht der Vertragsabschluss: Der Entwurf klärt Leistungsbeschreibung, Termine, Vergütung, Haftung, Nutzungsrechte sowie BAP oder AIA für die Zusammenarbeit. Vor Leistungsbeginn erfolgt die schriftliche Beauftragung. Im Kick-off werden Meilensteine, Kommunikationsregeln und das Controlling-Setup festgelegt. So startet das Team geordnet und reduziert Reibungsverluste ab Tag eins.
